EN TIEMPOS DE COVID 19: CREATIVIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO

Esta entrada de BLOG puede ser resumen de las buenas prácticas sobre los aprendizajes y habilidades profesionales que se han generado en el equipo de trabajo durante el estado de alarma y confinamiento provocado por la crisis del COVID 19

Todavía no podemos realizar un análisis del impacto que tendrá esta situación sanitaria y social sobre nuestro trabajo; lo que sí podemos hacer es una dinámica sencilla de BRAINSTORMING, dónde anotar todas aquellas acciones que hemos puesto en marcha, y generar sinergias de trabajo con otras organizaciones y con otros equipos de trabajo.


El trabajo en equipo en Proyecto Hombre Canarias, es una pieza clave para el desarrollo y la gestión de proyectos de esta organización.

Dar soporte a una organización como Proyecto Hombre, supone organizar múltiples tareas en diferentes áreas, con un alto grado de implicación de los equipos, por la responsabilidad de cada una de ellas: búsqueda de recursos, optimización y gestión de los recursos disponibles, evaluar los resultados, planificación, etc.


Gestionar una subvención pública o privada, por ejemplo, supone todo un engranaje de tareas dónde lo fundamental, es el trabajo en equipo:

Desde la búsqueda de financiación pública y privada a través de boletines oficiales y buscadores web, planning anual de presentaciones de proyectos y justificaciones, ajuste de los proyectos a los requisitos de los financiadores, presupuestos de cada proyecto, diseño técnico de los proyectos y elaboración de memorias, supervisión y justificación económica, diseño y evaluación de proyectos... Objetivos y metas compartidas, tareas y responsabilidades que asumir.

En tiempos de confinamiento, gestionar los proyectos subvencionables a través de plataformas y sedes electrónicas, ha supuesto un avance que de otra manera, no hubiésemos podido afrontar.


Dar soporte a los centros y programas organizando el área de Infraestructuras, Compras, Control de Proveedores, Pagos, Control de Bancos y Cajas, implica:

Organizar presupuestos de gastos de múltiples índoles (agua, luz, teléfono, mantenimiento informático, sistemas de previsión), supervisión del mantenimiento de los centros, organizar compras y aprovisionamientos, gestionar incidencias, ...

Este confinamiento ha supuesto organizar todo un engranaje de pedidos y compras de material sanitario y de desinfección, con empresas sin stock, con una gran desinformación, intentando hacer una distribución con garantías, etc.


Organizar los recursos humanos:

Gestión de nóminas y seguros sociales, sistema de vacaciones, gestión de bajas y altas, contrataciones, previsión de necesidades de personal,...

Organizar las tarea de manera telemática implica la digitalización de la documentación, la disponibilidad de firmas electrónicas, disponer de bases de datos en plataformas, ...

Secretaría:

Soporte a los centros y programas para la gestión de informes de seguimiento de personas reclusas, partes de asistencia y control al centro, envío de comunicaciones al exterior, atención telefónica, ...


I+D/ Centro de Estudios:

Ofrecer soporte técnico a los centros y programas, gestión de plataformas de control de pacientes, evaluación del rendimiento, impacto y satisfacción, tratamiento de datos, análisis de perfiles y patrones de consumo, elaboración de informes y memorias, etc.

El uso de Tic´s ha sido fundamental para el desarrollo del Centro de Estudios, a través de plataformas de gestión de pacientes, historias clínicas digitalizadas, monitorizar el rendimiento on line, etc.


Comunicación:

Gestión de la imagen corporativa, gestión de redes sociales, gestión web, contacto y gestión con medios de comunicación, newsletter, gestión de blogs, etc. Organización de actividades corporativas y de comunicación con el exterior: presentación de la Memoria Institucional, organización de Jornadas, ...

El uso de las nuevas tecnologías es la clave para gestionar la comunicación corporativa de la entidad, siendo más conscientes que nunca de la necesidad de invertir tiempo y presupuestos en este departamento.


Programa de Voluntariado Social:

Gestión y soporte a las personas voluntarias que participan en los centros, itinerario y formación de las personas voluntarias, actividades de acompañamiento y dinamización de las personas voluntarias, etc.

El acompañamiento al voluntariado no hubiera sido posible sin las nuevas app de comunicación, tanto mensajería instantánea, video llamadas y reuniones on line. Además, han podido realizar tareas de forma virtual, como el acompañamiento a las personas internas en los Centros Residenciales, grabaciones de vídeos con mensajes de apoyo, consejos para "sobrellevar" la cuarentena, etc.


Detrás de la persona que atiende las necesidades de tratamiento o desarrolla proyectos de prevención, hay todo un equipo de profesionales de distintos ámbitos que dan soporte a los programas.


¿Cómo mantener esta red en tiempos de confinamiento?

¡No sabíamos de lo que éramos capaces de hacer, hasta que lo fuimos !


Si hay algún aprendizaje que señalar, es este. Cuando tuvimos que iniciar el confinamiento en nuestros hogares, después de la declaración del estado de alarma, entre las distintas emociones, como el miedo o la incertidumbre, se encontraba también una clara visión como equipo: había que remar.

El teletrabajo como alternativa, para poder continuar con la labor de gestión de los programas y proyectos, al inicio teníamos la sensación de no ser suficiente; porque no nos habíamos encontrado nunca en este escenario de confinamiento; y sin embargo, casi de forma automática, generamos una sinergia de trabajo dónde fuimos conscientes de que la estructura organizativa que ya teníamos, iba a permitir desarrollar el trabajo desde cualquier lugar del mundo.


¿USO Y APLICACIÓN DE LAS TIC´S EN TIEMPOS DE CONFINAMIENTO?

La respuesta es clara: SÍ.


Esta situación nos ha obligado a actualizarnos en todas aquellas aplicaciones para:

  • Estudio y análisis de las necesidades: mejora de competencias digitales

  • Reuniones y VideoConferencias on line

  • Manejo de correos electrónicos de forma remota

  • Aplicaciones para smartphone

  • Sedes electrónicas y plataformas de gestión de proyectos on line

  • Plataformas de gestión económica

  • Diseño web y aplicaciones para la generación de contenido on line (cartelería, folletos, infografías, comprimir e imprimir imágenes, ...)

  • Diseño de BLOG para la generación de contenidos

  • Utilización de Newsletter web para la comunicación


¿Cómo aplicarlas?

De repente y sin esperarlo, nos hemos encontrado con una amplia variedad de posibilidades para mejorar nuestro trabajo, ventajas del universo digital, que se encontraban a nuestra disposición, pero que quizás el confinamiento hizo que nos atreviésemos a aplicarlas. Muchas veces lo digital nos produce desconfianza, miramos con recelo todo aquello que no podemos archivar sobre papel. ¡Estábamos equivocad@s! Lo digital ha venido para ayudarnos, para hacernos más eficaces y eficientes, para conectarnos de otra manera... para mejorar como equipo.


El trabajo del día a día, a veces no nos ha permitido adaptarnos con más agilidad a los nuevos avances; sin embargo el confinamiento, además de obligarnos a quedarnos en casa, ha supuesto que nos hayamos vuelto un@s expert@s en el uso de Tic´s: editar/ grabar audios y vídeos para comunicarnos con el equipo, sincronizar nuestros correos electrónicos, manejar programas y cámaras web y organizar videoconferencias, editar vídeos y fotos para la comunicación con el exterior, aprender y mejorar nuestro lenguaje digital, uso de firmas digitales y sedes electrónicas, ...


Desde nuestros hogares, organizamos una Campaña de Crowdfunding: creación de una plataforma para recibir donaciones a través de pagos por tarjeta de crédito o transferencia. Con un smartphone se editó el video de promoción de la campaña:


Además de editar y programar la plataforma dónde recibir las donaciones, edición de cartelería e imagen de la campaña, diseño del proyecto técnico, actividades de marketing, ...

Todo ello con programas de edición como movavi o canvas, y editores web como wix.


Otra iniciativa en la que participó el equipo fue el diseño y programación web de un Blog para el equipo de Prevención: CONECTATE CON PREVENCIÓN, para dar soporte al equipo que durante el confinamiento necesitaba seguir acompañando y trabajando con el profesorado, alumnado y familias:

https://rrss60.wixsite.com/conectateconpreven


Hemos puesto en marcha pedidos de material sanitario, coordinando la entrega con los centros, facilitando la información necesaria con las instituciones públicas y sanitarias pertinentes para el cumplimiento de las medidas de protección y desinfección.

Coordinar tantos centros y personas, en un estado de alarma dónde no había prácticamente material en stock, y organizando todo desde nuestras casas.

El uso de TIC´s en cuanto a buscadores de internet, ha sido fundamental durante este tiempo.


Hemos organizado en tiempo récord una Sala de VideoActividades: realización de videoconferencias, reuniones telemáticas, actividades grupales, formación...


Desde la web, redes sociales y correos electrónicos, se han recibido las demandas de información de personas afectadas y sus familias, aumentando significativamente en las fases de confinamiento con respecto a otros periodos.


El confinamiento ha permitido el desarrollo de la creatividad en tiempos de crisis, para idear actividades de dinamización para el voluntariado vía whatsapp, facilitar las llamadas a personas usuarias de los Centros Residenciales para animarles, idear un escenario futuro dónde el voluntariado pueda hacer otras gestiones de manera telemática sin perder de vista la protección personal.


No seremos conscientes hasta el post coronavirus, de la cantidad de habilidades y estrategias que hemos sido capaces de poner en marcha durante el confinamiento.

Creemos ser más eficientes, en relación al aprovechamiento del tiempo y los recursos, la obligación de comunicar y organizar las tareas con el equipo, la distribución de tareas, delegar, el ahorro en el uso de material de oficina y tóner de impresoras, ...


Las Tic´s no van a sustituir el encuentro personal nunca, pero nos han ayudado a acompañar y gestionar, de una forma más eficaz.


Y paralelamente, no queremos olvidarnos de lo que ha supuesto gestionar la conciliación familiar durante el confinamiento, o intentar gestionar adecuadamente los estados emocionales que nos generan ansiedad, estrés o tristeza.

Ganamos como equipo en aprender a entender el trabajo de la compañera, en intuir detrás de la pantalla de skype que hoy no tiene un buen día; o simplemente, una llamada de whatsapp a media tarde para preguntarte cómo estás, o compartir un vídeo absurdo o una receta de cocina porque sé que te hará sentir menos sol@.


En tiempos de confinamiento, ¡más equipo que nunca!


52 vistas
nº de visitas